Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

Делегирование позволяет одновременно решить целых три важнейшие задачи:

1. Рабочее время главного бухгалтера высвобождается для решения более важных вопросов.

2. Загружаются не полностью загруженные бухгалтеры.

3. Растет профессионализм сотрудников

Все запросы делятся на три группы:

1. Требования к результату (например, исправить что-то в алгоритме расчета НДС в соответствии с изменениями в законодательстве).

2. Требования к интерфейсу (например, сделать так, чтобы кнопка «Провести документ» была в два раза больше по размеру и в нижнем углу экрана).

3. Требования к процессу (например, время формирования отчета по дебиторской задолженности сократить в два раза)

Чтобы не утонуть в переписке и при этом постоянно держать ситуацию под контролем, самое полезное – завести реестр доработок

Наиболее популярных вопросов по большому счету всего три:

1. Кто должен писать техническое задание на доработку – бухгалтер или программист?

2. Как бороться со срывом сроков? Переходим, переходим на новую версию, а перейти все никак не можем.

3. Что лучше – держать в штате собственных программистов или нанимать сторонние компании? От кого больше проку?

Второй пример – расчет заработной платы. Допустим, в компании работают 1000 человек и существует 10 начислений и удержаний. Автоматическую процедуру можно настроить двумя способами: проверить фамилию сотрудника по всему списку начислений и удержаний, затем проверить второго сотрудника, третьего… и так тысячу раз. А можно взять начисление или удержание и по нему обработать все фамилии, затем взять второе удержание и точно так же его обработать. В этом случае автоматическая процедура будет выполняться существенно быстрее

Например, есть два типа пользователей информационных систем. Первый – это сотрудники, которые вносят в нее данные. Второй – пользователи отчетности. Когда и те и другие подключены к одному серверу, быстродействие системы в целом резко падает. Если переключить пользователей отчетности на резервный сервер (на котором сохраняются архивные копии), то нагрузка на основной сервер снизится, а скорость обработки первичных документов возрастет. Как правило, архивные копии автоматически сохраняются каждую ночь, поэтому пользователи отчетности будут получать информацию по состоянию на вчерашний день.

Существуют также два несложных правила, которые нужно соблюдать при описании бизнес-процессов.

Первое – все операции, осуществляемые тем или субъектом, помещаются внутри очерченной области. Размещение операции на границе двух очерченных областей недопустимо, так как непонятно, кто именно за нее отвечает. И если такое в компании есть (а такое случается нередко, что и побуждает к формализации процессов), то нужно выделить промежуточный актив – результат работы одного подразделения, который передается в другое подразделение. В этом случае актив размещается именно на границе двух очерченных областей. Если же он размещается внутри очерченной области, то это внутренний продукт того или иного подразделения.

Второе – операции обязательно должны чередоваться с активами. Операция – стрелка – актив – стрелка – операция – стрелка – актив и т. д. Две операции, идущие друг за другом, недопустимы, так как результатом каждой должен быть актив, иначе непонятно, зачем она нужна. Это, кстати, хорошая проверка на бестолковые операции. Если по их окончании нельзя явным образом выделить результат или он никому не нужен, то с этими операциями что-то не так. Также невозможное явление – два актива, идущих друг за другом. Не бывает, чтобы «договор не завизированный» вдруг сам стал «договором завизированным». Между ними обязательно должна быть операция «визирование договоров»

В рамках этого метода нужно понять всего четыре определения:

1. Очерченная область. Это субъект, в качестве которого может выступать как конкретный сотрудник, так и целый отдел, а при необходимости и вся компания.

2. Операция. Это действие, которое совершает субъект. Обозначается любой геометрической фигурой – овалом, прямоугольником и т. д. Главное, чтобы эта фигура отличалась от фигуры, обозначающей актив.

3. Актив. Это ресурс, используемый для осуществления операции, или ее результат.

4. Стрелка. Это просто стрелка, она показывает связь между операциями и активами.

Еще одним очень важным, но при этом очень редко используемым в работе бухгалтеров документом является инструкция на рабочее место. Сразу хочу определиться в терминах – речь сейчас пойдет уже не о должностных, а именно о рабочих инструкциях

Во-первых, функции бухгалтера, прописанные в должностной инструкции, так же как и в Положении о бухгалтерии, должны четко соответствовать перечню показателей системы мотивации, а именно первой ее составляющей – набору ключевых показателей эффективности конкретного сотрудника.

Во-вторых, в должностной инструкции нужно описать не только административное, но и функциональное подчинение. Например, бухгалтер, ответственный за ведение книги покупок, имеет право требовать от всех бухгалтеров, работающих на своих участках со счетами-фактурами, своевременного и правильного проведения документов. Или бухгалтер, ответственный за дебиторскую задолженность контрагентов, вправе контролировать качество работы бухгалтера, разносящего платежи. Отдельно стоит сказать о том, что функциональное подчинение может не ограничиваться только рамками бухгалтерии, а распространяться и на соседние подразделения.

В-третьих, и это очень важно, необходимо продумать и зафиксировать в должностных инструкциях систему взаимозаменяемости бухгалтеров, закрепить так называемых дублеров. Каждая инструкция должна содержать информацию о том, какую должность может замещать данный сотрудник, а также, в свою очередь, кто замещает данного сотрудника на время его отсутствия. При этом замещение может быть не полным, а частичным, что также указывается в инструкции.